Informe financiero
Los estados financieros muestran si su compañía está sana, y los bancos y compañías de fianzas los leen antes de dar crédito o fianzas. El examen revisa que usted conozca los tres estados principales, la contabilidad de caja vs acumulación, el porcentaje de terminación vs contrato terminado, dónde va cada costo y qué significan las razones financieras básicas.
Primero vienen los buenos registros. El IRS explica que un sistema de registros resume las transacciones del negocio en diarios y libros mayores. Un diario (journal) registra cada transacción a partir de documentos de respaldo como facturas, recibos y comprobantes de depósito. Un libro mayor (ledger) guarda los totales, organizados por cuenta. Los estados financieros se preparan a partir del libro mayor.
Contabilidad de partida simple vs partida doble
Un sistema de partida simple se basa en el estado de resultados y registra los cobros y pagos en efectivo. Es sencillo pero no tiene controles integrados. Un sistema de partida doble registra cada transacción como un cargo (débito) en una cuenta y un abono (crédito) en otra, así que el total de cargos debe ser igual al total de abonos. Si no, hay un error. La partida doble tiene controles integrados y es la base de un balance general completo.
Catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas (chart of accounts) es la lista numerada de todas las cuentas de su libro mayor. La mayoría de los contratistas pequeños agrupan las cuentas en el mismo orden que los estados financieros. Tener cuentas separadas para costos directos de trabajos y para costos generales y administrativos le permite ver con claridad la ganancia de cada trabajo y los gastos generales.
| Rango típico | Grupo de cuentas | Ejemplos |
|---|---|---|
| 1000 | Activos | Efectivo, cuentas por cobrar, retenciones por cobrar, equipo |
| 2000 | Pasivos | Cuentas por pagar, impuestos de nómina por pagar, préstamos |
| 3000 | Capital | Capital del dueño, utilidades retenidas |
| 4000 | Ingresos | Ingresos por contratos, ingresos por órdenes de cambio |
| 5000 | Costos directos de trabajos | Mano de obra de campo, materiales, subcontratistas, equipo del trabajo |
| 6000–7000 | Generales y administrativos (gastos generales) | Renta de oficina, sueldos de oficina, publicidad, depreciación del vehículo de ventas |
Los rangos de números de arriba son una costumbre común, no una regla legal. Lo importante para el examen es saber a qué grupo pertenece cada costo.
El balance general
El balance general (balance sheet) muestra lo que el negocio posee (activos), lo que debe (pasivos) y la parte de los dueños (capital) en una fecha específica. Es una foto instantánea. Siempre cuadra: activos = pasivos + capital. El activo corriente se espera convertir en efectivo dentro de un año; el pasivo corriente se espera pagar dentro de un año.
Memorice
Activos = Pasivos + Capital.
| Balance general, 31 de diciembre | Cantidad |
|---|---|
| Efectivo | $60,000 |
| Cuentas por cobrar (incluye $20,000 de retención) | $140,000 |
| Costos y ganancias estimadas en exceso de facturación (facturación insuficiente) | $10,000 |
| Total de activo corriente | $210,000 |
| Equipo, neto de depreciación | $190,000 |
| TOTAL DE ACTIVOS | $400,000 |
| Cuentas por pagar | $90,000 |
| Impuestos de nómina por pagar | $15,000 |
| Facturación en exceso de costos y ganancias estimadas (facturación en exceso) | $25,000 |
| Saldo de la línea de crédito | $20,000 |
| Total de pasivo corriente | $150,000 |
| Préstamo de equipo a largo plazo | $100,000 |
| TOTAL DE PASIVOS | $250,000 |
| Capital del dueño | $150,000 |
| TOTAL DE PASIVOS + CAPITAL | $400,000 |
El estado de resultados (pérdidas y ganancias)
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