Presupuesto y planificación
Los presupuestos convierten sus metas en números que puede revisar cada mes. En el examen verá gastos generales, punto de equilibrio y la diferencia entre markup y margen; en el trabajo, estos números deciden si sus licitaciones cubren sus costos y si el crecimiento le ayuda o le perjudica.
Un presupuesto es un plan escrito de los ingresos y costos esperados para un período futuro. No es una suposición que se hace una vez y se olvida. Usted compara el presupuesto con los resultados reales cada mes, encuentra las diferencias (llamadas variaciones) y corrige los problemas mientras todavía hay tiempo.
El plan de negocios
Un plan de negocios describe lo que hace su compañía, quiénes son sus clientes, cómo conseguirá trabajo, quién manejará cada parte del negocio y cómo lo financiará. La parte financiera incluye un pronóstico de ventas, un presupuesto de operación, un presupuesto de capital, una proyección de flujo de efectivo y un análisis del punto de equilibrio. Los bancos, las compañías de fianzas y los inversionistas normalmente piden un plan de negocios y estados financieros antes de prestar o dar crédito.
Presupuesto de operación vs presupuesto de capital
| Característica | Presupuesto de operación | Presupuesto de capital |
|---|---|---|
| Qué cubre | Ingresos y gastos diarios del año | Compras mayores a largo plazo |
| Ejemplos | Mano de obra, materiales, renta de oficina, seguros, publicidad | Camiones, excavadoras, un patio o edificio, sistemas de software |
| Plazo | Normalmente un año, dividido en meses | Varios años (la vida del bien) |
| En los estados financieros | Gastos del estado de resultados | Activos del balance general, que se gastan por depreciación |
Costos directos y gastos generales
Los costos directos del trabajo son costos que puede asignar a un trabajo específico: la mano de obra de campo en ese trabajo (costos laborales directos), los materiales instalados, los subcontratistas, el equipo usado en ese trabajo y los permisos del trabajo. Los gastos generales (overhead), también llamados costos generales y administrativos (G&A) o costos indirectos, mantienen funcionando a la compañía pero no están ligados a un trabajo: renta de oficina, sueldos del personal de oficina, contabilidad, publicidad, seguros de la compañía y vehículos usados para oficina o ventas.
| Costo | ¿Costo directo o G&A? |
|---|---|
| Salario del carpintero por las horas en el trabajo Smith | Directo (costos laborales directos) |
| Concreto entregado al trabajo Smith | Directo (materiales) |
| Permiso de construcción del trabajo Smith | Directo |
| Elevador rentado solo para el trabajo Smith | Directo (equipo) |
| Sueldo del gerente de oficina | Generales y administrativos |
| Depreciación de un auto que usa el personal de ventas | Generales y administrativos |
| Renta de oficina, teléfonos, software de contabilidad | Generales y administrativos |
| Publicidad en directorio o sitio web | Generales y administrativos |
Memorice
Si puede señalar un trabajo y decir ‘este costo existe por ese trabajo’, es un costo directo. Si el costo apoya a toda la compañía, es gasto general (G&A).
Costos fijos, variables y semivariables
Los costos fijos se mantienen iguales en un período sin importar cuánto trabajo haga, como la renta de oficina. Los costos variables suben y bajan con la cantidad de trabajo, como los materiales y la mano de obra de campo. Los costos semivariables tienen las dos partes, como un plan de teléfono con una cuota mensual fija más cargos por uso. La mayoría de los gastos generales son fijos, y la mayoría de los costos directos son variables.
Recuperar los gastos generales en sus licitaciones
Cada licitación debe incluir una parte de los gastos generales; si no, la compañía pierde dinero aunque cada trabajo ‘deje ganancia’ sobre los costos directos. Una forma común es presupuestar los gastos generales del año, dividirlos entre los costos directos que espera en el año y aplicar ese porcentaje a los costos directos de cada trabajo. Después se suma la ganancia.
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